Wednesday, 14 September 2016

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Secretos CSV: Informes QuickBooks a Excel Aunque la mayoría de los usuarios exportan QuickBooks reporta como libros de Microsoft Excel, que a menudo utilizan el formato de valores separados por comas (CSV) en su lugar. Si lo hace, las tiras de formato extraño del informe para que pueda filtrar inmediatamente un informe o analizarlo con una tabla dinámica. En este artículo, te voy a mostrar cómo utilizar el formato CSV para crear libros de Excel que se actualizan automáticamente a sí mismos, junto con las fórmulas de ayuda que usted puede desear para agregar junto a los datos de QuickBooks. En futuros artículos, voy a compartir técnicas que puede utilizar para sacar provecho de esta funcionalidad. Dos formas de exportar a Excel QuickBooks Informes Para empezar, voy a abrir una de las compañías de la muestra en QuickBooks y exportar un informe de Pérdida y Ganancia de Excel, como se muestra en la Figura 1: En su QuickBooks Company. Informes. Empresa y financiero. y luego la pérdida de beneficio estándar. Haga clic en Excel. Crear nueva hoja de trabajo. y luego haga clic en Exportar. Después de un momento, el informe debe aparecer dentro de Microsoft Excel. Figura 1: El enfoque típico para exportar un informe a Excel. Volver a QuickBooks y, a continuación, llevar a cabo los pasos que se muestran en la Figura 2: Haga clic Excel, a continuación, en Crear nueva hoja de trabajo. Haga clic en Crear valores separados por comas (.csv) del Enviar informe a la ventana de Excel. Haga clic en Exportar. especificar un nombre de archivo para el archivo y, a continuación, haga clic en Guardar. Figura 2: Exportar a un archivo CSV proporciona varios beneficios inesperados. Los archivos CSV no se abren automáticamente en Excel, pero el poco de esfuerzo extra será bien vale la pena. En realidad, hay dos maneras diferentes de abrir este archivo en Excel - la segunda de las cuales permite automatización de las funciones ocultas - pero primero voy a abrir el archivo con la mano: En Excel, seleccione Archivo. a continuación, haga clic en Abrir. (Los usuarios de Excel 2007, haga clic en el botón redondo de oficina en su lugar.) Cambiar el tipo de archivo a archivos de texto (*.txt, *.prn, *.csv) y luego vaya a la carpeta donde guardó el archivo CSV que ha creado. Haga doble clic en el nombre del archivo para saltar clic en el botón Abrir. En este punto, el archivo debe estar abierto en Excel, junto con el informe inicial de Pérdida y Ganancia exportó directamente. La comparación de los enfoques Antes comparamos la salida de estos dos enfoques, primero cerrar cualquier otro cálculo abiertas. Cuando sólo las dos versiones del informe de Pérdida y Ganancia están abiertas, llevar a cabo los pasos que se muestran en la Figura 3: Elija el comando Organizar: Excel 2007 y posteriores: Seleccione Ver. Organizar todo. Excel 2003 y versiones anteriores: Elija Ventana. Organizar. Haga doble clic en vertical; ello permite ir directamente haciendo clic en el botón OK. Figura 3: La Organizar todo comando le permite ver simultáneamente varias hojas de cálculo. Figura 4: Visualización de lado a lado dos hojas de cálculo le permite comparar sus diferencias. Como se muestra en la Figura 4, algunas diferencias sorprendentes destacan entre los dos formatos: En la versión de libro de Excel de nuestro informe lucro cesante, los números en la columna G. Su columna puede variar en función del nivel de subcuentas que sus informes incluyen. Por el contrario, en la versión CSV del informe, los números en la columna B. Este último formato es mucho más amigable análisis en Excel. En futuros artículos, voy a discutir el uso de funciones de hoja, como BUSCARV, función SUMAR. SI, PARTIDO / INDEX, etc., para extraer los datos de los informes de QuickBooks. Este tipo de análisis es de enormes proporciones en el mejor con el formato Excel muestra a la izquierda - los criterios de fórmula están esparcidos a través de dos o más columnas. Por el contrario, todas las partidas de informes aparecen en la columna A en el formato CSV se muestra a la derecha. La exportación a CSV ofrece otra ventaja inesperada con respecto a las fórmulas que pueden desear añadir a nuestros datos exportados. Como se muestra en la Figura 5, haga clic en la celda D4 en la versión de libro de Excel de su informe de pérdidas y ganancias a continuación, pulse Ctrl-1 para mostrar la ventana Formato de celdas. Se dará cuenta de que el formato de número se establece como Text. lo que significa que las células de las hojas de trabajo se mostrará su contenido en lugar de valores. Para probar esto, introduzca la fórmula = D3 en la celda D4. Su fórmula permanecerá visible en la celda en lugar de la palabra sobre la Renta. La mayoría de las columnas basadas en texto dentro de los informes de QuickBooks exportados a Excel tienen el formato de texto aplicado por defecto. Se convierte en una tarea de Sísifo para eliminar repetidamente el formato del texto, a pesar de que tienen una serie de enfoques disponibles: Presione Ctrl-Barra espaciadora para seleccionar la columna actual en Excel y, a continuación, pulse Ctrl-`(la misma clave que contiene el símbolo) para restablecer la columna al formato general. Seleccione la columna actual (o un rango de celdas) con el ratón, a continuación, escriba la letra G en el campo se muestra en la Figura 6 para seleccionar el formato general en Excel 2007 y versiones posteriores. Seleccione un rango de celdas, pulse Ctrl-1 para visualizar la ventana Formato de celdas, y luego elija un formato de número. Figura 5: El formato de número se establece como Text. Figura 6: Cambiar el formato de número a General. Ninguno de estos pasos de eliminación de formato de texto se requiere con el informe basado en CSV - por su propia naturaleza es privado de formateo. Mi elemento de la lista de deseos para futuras versiones de QuickBooks es que tendríamos una opción de "datos brutos" que nos daría poder para enviar datos a Excel en forma de lista, sans cualquier formato. Fácilmente podría ser una nueva opción dentro del Enviar informe a la ventana de Excel, que se muestra en la Figura 7. Sin embargo, hasta entonces, la opción Crear un archivo de valores separados por comas (CSV) opción de archivo es lo más cerca que podemos llegar dentro de QuickBooks. Figura 7: El Enviar informe a la ventana de Excel. Oportunidades de automatización Como hemos visto hasta ahora, el formato CSV nos da una versión mucho más amigable análisis de nuestros datos de QuickBooks. Esto por sí solo es útil, pero sólo la punta del iceberg en lo que respecta a las posibilidades de utilizar archivos CSV. Por ejemplo, podemos utilizar este formato para crear informes de auto-actualización de Excel: Crear un libro de Excel en blanco. Haga clic en la celda A1 y luego crear una conexión con el archivo CSV que ha creado: Excel 2007 y posteriores: se eligen los datos y, a continuación del texto. Seleccione su archivo CSV y haga clic en Importar. Excel 2003 y versiones anteriores: Elegir datos. Obtener datos externos y, a continuación del texto. Seleccione su archivo CSV y haga clic en Importar. Cuando aparezca la ventana del Asistente para importar texto, como se muestra en la Figura 8, haga clic en el campo Origen del archivo y pulse W para cambiar esto a Windows ANSI. Excel inexplicablemente asume archivos CSV de QuickBooks son de procedencia japonesa. No es el fin del mundo si se salta este paso, pero el símbolo de la viñeta que aparece entre número de cuenta y el nombre de cuenta en algunos informes se presentará como un símbolo de la antorcha similar en su lugar. Esta es cosmético y no afecta a los datos de ninguna manera. Haga clic en Siguiente para continuar con el paso 2 del asistente. Desactive la opción Tab. comprobar por comas. y luego haga clic en Finalizar. La tercera pestaña del asistente ofrece algunas ventajas de formato que describiré en un próximo artículo, pero están más allá del alcance de esta discusión. Cuando aparezca la ventana Importar datos, haga clic en el botón Propiedades y, a continuación: Desactive la casilla de verificación Solicitar nombre de archivo de actualización. Haga clic en Actualizar los datos al abrir el archivo. Haga clic en Rellenar fórmulas en columnas adyacentes a los datos. Haga clic en Aceptar dos veces. Guarde y cierre el libro de trabajo de la manera habitual. En QuickBooks, seleccione un intervalo de fechas diferentes para su informe de pérdidas y ganancias luego exportarlo a un archivo CSV de nuevo. Cuando vuelve a abrir el libro de Excel, la última versión de su informe de Pérdida y Ganancia debe aparecer automáticamente en la hoja de cálculo. Figura 8: El Asistente para importar texto le permite importar datos desde un archivo de texto. Esta técnica QuickBooks para exportar informes a Excel servirá como la piedra angular de varias técnicas analíticas que voy a compartir con ustedes en los próximos meses. También voy a explorar los matices de este enfoque, con el objetivo general de lo que le permite tomar el control sobre sus datos de QuickBooks. Voy a cerrar hoy con una frase que acuñó hace varios años: "O se trabaja Excel, o bien que funciona!" Esto es cierto para QuickBooks también. Muchas gracias por este artículo muy útil. Tengo una gran actualización mensual informe I y refinar cada mes, y estas técnicas sonoras extremadamente útil, sobre todo porque por alguna razón inexplicable, las columnas en el informe de Excel no son iguales todos los meses, a pesar de que las cuentas y subcuentas son los mismos todos los meses . A la espera del próximo artículo de la serie. Barbara Sonin Certified QuickBooks Certified ProAdvisor Xero socio Sí, las técnicas descritas en este artículo son exactamente lo que necesita. Usted va a gusta especialmente uno de los próximos artículos de esta serie que le permitirán crear informes mensuales a partir de una sola hoja de cálculo, en lugar de tener que construir una ficha para cada mes. Sólo quiero saber si tiene algún problema que incorporan el enfoque CSV en su informe de libro. ¡Me encanta! Esto es un gran artículo, y es un enfoque Nunca había usado antes. Yo suelo utilizar el ODBC de encargo m definitivamente va a dar a este un intento, para ver si puedo simplificar algunos de mis informes. Hola David, Buen artículo. Una de las ventajas de utilizar el formato CSV es que es mucho más rápido en la descarga en Excel. Si bien una de mis técnicas favoritas es utilizar el procedimiento almacenado informa con QODBC de adaptar los datos a Excel con el fin de controlar el formato, contenido, etc. Fran Gracias por el excelente punto de que en ciertos casos el formato CSV es una exportación mucho más rápido que de QuickBooks. Para el uso de una sola vez de un informe, los usuarios pueden hacer doble clic en un archivo CSV resultante para abrir en ella en Excel, o ir a través del menú Archivo y seleccione Abrir. El enfoque de menú Datos presenté ayudará a automatizar Excel informa de que la necesidad de restaurar de QuickBooks. Estoy de acuerdo que QODBC ofrece la conectividad más alto y mejor a QuickBooks, y con el tiempo la acumulación Ill en este enfoque CSV mediante la introducción de técnicas de SQL de Microsoft Query y se espera capacitar a los usuarios para intentar QODBC. Brendan Hogan dice: Facinating. Ya estoy pensando en los cambios que pueda hacer y espero con gran anticipación a los futuros artículos. Estoy tratando de exportar una lista de todos los cheques emitidos desde nuestra cuenta principal en un archivo de Excel o CSV. exportación a Excel tarda unos 45 minutos para completar lo que va de año hemos emitido 53.000 cheques y el formato QB requiere 5 líneas por cada cheque para un total de aproximadamente 265.000 líneas. CSV exportación tarda sólo unos segundos para exportar el primer 32.768 de 265.000 y luego termina sin dar ningún mensaje de error. ¿Por casualidad saber por qué? Ive no trató de exportar esa cantidad de información de esa manera. Es posible que tenga que buscar en una herramienta de exportación complemento, o ver si se puede hacer la exportación en trozos más pequeños. Programo ampliamente en Excel, y sé que 32.768 es el valor máximo para un número clasificado como un entero. Puede ser que usted va a exportar como un entero, en lugar de un tipo de número doble, larga, o de otro tipo. Sé que esto pone bastante profunda en las malas hierbas, pero quería incluir esto en la discusión de otras que pudieran quedar atrapados en la misma forma. Dicho esto, esto sólo arroja luz posible sobre el por qué youd exportar los registros en trozos más pequeños para moverse por la limitación, o bien utilizar el controlador ODBC en QuickBooks Enterprise o comprar una herramienta de terceros que agrega compatibilidad con ODBC a las otras versiones de QuickBooks. Muchas gracias David, mesa no fue añadido por los desarrolladores de Intuit en el SDK. Por lo tanto, no puedo utilizar ODBC para exportar una lista de comprobaciones con borrarse el estado. ¿Conoce a un trabajo en torno a este tema, por casualidad? ¡Muchas gracias por adelantado! Leonid, por desgracia, Intuit no es muy sensible cuando se trata de llenar los espacios en blanco en cuanto a los campos que faltan en su interfaz de programación de escritorio. ¿Qué hay de exportar un informe de detalle de transacción personalizada filtrada para los controles, con la columna? Creo que como se señaló Charlie le gusta esto. ¿Se puede utilizar este mismo enfoque CSV cuando los datos que consolidan forman múltiples empresas. ejemplo de abeto, ¿qué pasa con una corporación que es propietaria de 10 entidades legales separadas que reportan y son manejadas de manera independiente? Se crea un informe para cada uno y luego crear una tabla dinámica se consolida, pero como se puede imaginar que este proceso es muy lento. ¿Puedo adaptar el enfoque CSV para su consolidación? Puede vincular claramente los 10 archivos CSV para el mismo libro de Excel. Excel le permiten crear tablas dinámicas basadas en varios rangos de consolidación. Me gustaría decir que no he los 10 conjuntos de registros juntos en una sola lista para servicio de mesa de pivote. Déjeme saber si usted necesita antecedentes adicionales. Orry Skelton dice: Gracias a todos los artículos de Excel. Me gusta leer y aprender acerca de las características. Tengo una pregunta, cuando quiero un nuevo rango de fechas para generar en Excel, tengo que exportarlo desde QuickBooks, pero necesito hacer yo para sobrescribir el archivo CSV existente? En este punto, no puedo actualizar la hoja de Excel a menos que sobrescribir el archivo csv viejo con el nuevo rango de fechas de QuickBooks. ¿Es así como se supone que es? Es más eficiente que simplemente sobrescribir el archivo CSV una y otra vez, pero puede tener más control sobre el proceso si lo desea. Mónica Meyers dice: Tengo Microsoft Office en la nube y QuickBooks en línea y ellos me dicen que no hay una forma de exportar un informe en Excel a menos que me carga Ecxel en mi equipo. AYUDA. Al hacer clic en el botón de Excel dentro de QuickBooks Online un archivo XLS se descarga al ordenador, que entonces tendría que guardar en su onedrive con el fin de llegar a ella en Excel en línea. Una alternativa sería instalar la aplicación gratuita Libre Office, que tiene una hoja de cálculo Calc que pueda abrir archivos de Excel. Déjame saber si esto ayuda o no. He encontrado, en la actualidad hay algunas asperezas involucrados con ser totalmente basado en la nube. realmente necesito ayuda en la otra dirección conseguir un archivo de Excel (guardado como. csv) a QuickBooks. ¿Tienes alguna sugerencia? Cometí el error de descarga de archivos desde varias cuentas y guardándolos como csv porque pensé que podían leer QuickBooks. Luego, cuando he intentado efectuar la importación, que sólo sacó un poco de información y wasnm tan frustrado! Rebecca, qué tipo de información es esto? Y, lo que QuickBooks producto tiene usted? La importación es complicado. Algunas ediciones / años de QuickBooks tienen la capacidad de importar algunos tipos de transacciones desde Excel (se puede convertir el archivo CSV a Excel fácilmente), pero las opciones son limitadas. El ir a un archivo QBO rara vez es una buena opción, ya que muchos tipos de transacciones no puedo ser importados. Pero a veces funciona. Depende de lo que está intentando importar. La mejor opción es utilizar Transacción Pro importador, que tiene una amplia gama de tipos de transacción que puede importar. Ver Sleeter / blog / 2012/02 / quickbooks transacción por pro-importador / para más detalles. Otra opción, que es un costo más bajo, es la herramienta de importación de Big Red Consulting. Normalmente me evite usar esto como yo no, pero Big Red Consulting es fiable. bigredconsulting / productos / IIF-transacción-creador-de-quickbooks / Usted puede crear su propia importación IIF, de forma gratuita, pero yo recomendaría fuertemente contra el intento de que, ya que es complicado y se puede corromper fácilmente su archivo QB si se comete un error. La herramienta Big Red evita esos errores. El Pro herramienta de Transacción es aún más seguro. Es realmente los necesite, si tengo algún problema voy a tratar los otros enlaces que se sugieran, gracias! Ire intentar importar cualquier tipo de datos! Hemos estado exportando informes a Excel durante bastante tiempo sin ningún problema, sin embargo, uno nuestras empresas hermanas con las operaciones en el extranjero han empezado a utilizar QB y se encontraron con un problema al exportar a un archivo CSV. Problema surge como consecuencia de ellos el uso de Excel con los números formatea la manera europea, es decir, para expresar los decimales y miles. Para ellos nuestra 9.5 se expresa 9,5; nuestra 1,000.75 es 1.000,75 ¿Nos puede ayudar a hacer frente a este problema? Se trata de un entorno de Windows. Tenga en cuenta que esta es una situación en la solución de un problema que podría causar a su vez otra. Sin embargo, para resolver este interminables ir a la región y la configuración en el panel de control de Windows. Haga clic en Configuración adicional en la ficha Formato y, a continuación, cambiar el símbolo decimal. Esto cambiará el decimal para todos los programas en el equipo determinado, que puede o puede no ser deseable. Sin embargo, a veces esta configuración se cambia inadvertidamente, lo que resulta en los resultados que se están exhibidos. Se le permite elegir el formato de archivo. Youll ser la exploración de ese tema en detalle en un próximo artículo. Si usted me puede decir lo que usted está esperando que ver con los datos de QuickBooks Online Es probable que pueda sugerir un enfoque de solución a través de Microsoft Query. Gracias por la info. Estoy tratando de importar datos para planificar Guru. Gracias por este artículo. Quiero preguntarle sobre el Pero acabo de recibir más informes. Desde su entrada de blog, suena como QuickBooks apenas no hacer volcados de datos. ¿Es eso cierto? QuickBooks doesns más allá del nivel conjunto de habilidades y la experiencia de la mayoría de los usuarios de Excel. Mi queja se basa por Sage 50, que en su pantalla de exportación de informes ofrece una re no utilizar Enterprise, incluyendo qobdc. Claire Mew dice: Hola David, Gracias por sus artículos informativos votos. Mi problema es que cuando la importación del archivo CSV en Excel coloca la cantidad centavos en un sererate coloum al resto de la serie. Esto es muy frustrationg. Tienes alguna sugerencia para mi? Sí, eso sería muy frustrante. Necesito ver un ejemplo de archivo de solucionar esto más. A veces, el culpable está dentro del área de Configuración regional de Windows en otros casos puede haber un carácter de tabulación oculto incrustado dentro de la fila. Ill publicar mis hallazgos de vuelta aquí en beneficio de otros en el futuro. Gracias por el envío de los archivos de ejemplo usted. Como sospechaba, que es un tema Configuración regional dentro de su ordenador. Youre encuentran en África del Sur, que veo utiliza la coma como marca decimal. Esto significa que las cantidades exportadas a un archivo CSV mirada como esto para usted: , 1003,80 La coma entre 1003 y 80 es lo que está causando los importes que aparecen en una segunda columna. Este es un efecto secundario inevitable del formato CSV, que está optimizado para el uso del punto como marca decimal, tales como: , 1003.80 Te podría mostrar algunas fórmulas para tratar de alinear los números en una columna de débito y de crédito (en lugar de dos de débito y dos columnas de crédito, que tiene ahora), pero antes de ir allí por favor, lea acerca del uso de Microsoft Query como alternativa: Sleeter / blog / 2016/01 / link-quickbooks-online-excel-exportaciones / Como alternativa, para cambiar la configuración regional para utilizar un período en lugar de una coma, llevar a cabo estos pasos: 1. Acceder a la función de panel de control de Windows. 2. Elija región e idioma. 3. Haga clic en Configuración adicional de la ficha Formatos. 4. Cambie el símbolo decimal a un punto en vez de coma. Dudo que usted querrá hacer eso en su ordenador, pero me he encontrado con los usuarios a través de los años en los EE. UU., donde su configuración regional se cambia inadvertidamente. Si Microsoft Query doesnll muestran cómo crear fórmulas establecidas y olvidar para realinear los números en dos columnas en lugar de cuatro. David, estoy en busca de ayuda en la exportación de las facturas de los clientes a un archivo csv. Necesito el número de factura, el método de envío, dirección, número de artículo, cantidad, y los campos memo. ¿Tiene alguna sugerencia sobre cómo obtener la información para que podamos subirlo a nuestra tienda online para los envíos? Mi primera pregunta sería preguntar qué youd tienda web quiere descartar eso en primer lugar. Dicho esto, muchos ProAdvisors QuickBooks como el uso de herramientas de ODBC que pueden extraer datos directamente de QuickBooks, como QODBC, en Excel. Desde allí se puede guardar las transacciones como un archivo CSV. Otro enfoque que funciona estrictamente dentro de QuickBooks es elegir reportes, los reportes de detalles de transacciones con clientes, y luego personalizar el informe para mostrar sólo los campos que necesite. Desde allí se puede guardar el informe en un archivo CSV como se ha descrito anteriormente. QuickBooks sigue fallando en mí cuando intento exportar a CSV en el equipo Im usar, pero me han confirmado que los campos se puede acceder de esa manera. Mi enfoque preferido para soluciones como esta es la construcción de una herramienta personalizada utilizando el SDK de QuickBooks (kit de desarrollo de software). En tales casos, una herramienta basada en Excel puede albergar el código de programación, y una interfaz de usuario sencilla puede ser desarrollado para que pueda especificar la fecha que la de extraer los datos para, a continuación, el archivo CSV se puede generar a las especificaciones exactas de su necesidades tienda web. Dependiendo de la tienda en línea, a veces la carga del archivo CSV se puede automatizar a través de Excel también. Ammar Al-Hadeethi dice: Gracias por esta información útil usted. Tengo una pregunta, sin embargo, ¿Se puede automatizar QuickBooks para exportar el archivo CSV. Digamos que cada noche a una hora determinada, QuickBooks exportar el informe y guardarlo en la carpeta. Para que los empleados de la mañana pueden tener sus datos actualizados todos los días! Si necesita tiempo real o casi en tiempo real el acceso youd entonces necesitará un software como autohotkey / o automatizar desde networkautomation. QuickBooks no ofrece ningún tipo de notificación programación. Varios clientes han exportado estados financieros en Excel 2007 como un archivo xls. Cuando llego a los archivos que se ven AOK. Pero cuando trato de escribir fórmulas o crear tablas Voy a apostar que sabes la respuesta! La primera vez que tengo un par de ideas que espero interminables aceptar constructiva: t mezclar bien juntos. El formato de archivo XLS es obsoleta, y causa trastornos de características sutiles pero significativas, especialmente en las últimas versiones que significa Excel 2013 y 2016. Nadie debe utilizar el formato de archivo XLS para uso general hojas de cálculo más. Con eso fuera del camino, Hered tratan en su situación: t está creando adecuadamente. versión de Excel que permite, exportar a una hoja de cálculo XLSX. cuadro de diálogo Abrir s, haga clic una vez en la hoja de cálculo para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en la flecha del botón Abrir y seleccione Abrir y reparar en el submenú. De no ser así, siga las instrucciones de este artículo para exportar al formato CSV, lo que evitará todos los problemas. Esto es por lo que yo puedo ir sin poner mis manos en uno de los libros de trabajo afectados. Se siente le gusta algo del medio ambiente, y posiblemente relacionados con el parche. ¡Espero que esto ayude!




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